Viete, čo je FIFO (First in First Out)? Všetko o tejto metóde riadenia toku zásob

V každom odvetví, v ktorom sa pracuje so zásobami, je nevyhnutné mať systém na ich riadenie. Len tak je možné zaistiť efektívne spravovanie tovaru, minimalizovať plytvanie a optimalizovať náklady.

Jednou z najpoužívanejších metód je metóda FIFO, ktorú si v tomto článku predstavíme.

Systém riadenia zásob nie je len technické riešenie, ale tiež strategický nástroj, ktorý pomáha firme zlepšovať zásobovanie, šetriť náklady a čas, zvyšovať kvalitu služieb aj profit firmy.

Či už ide o malý sklad alebo rozsiahly logistický park – dobrý systém je základ.

 

Čo je FIFO a ako funguje?

FIFO je skratka pre pojem „First In, First Out“, čo v preklade znamená „prvý dnu, prvý von“. Podľa tohto princípu sa ako prvé použijú alebo vyskladnia najstaršie položky, resp. tie, ktoré do systému prišli ako prvé. 

Tento systém riadenia zásob sa používa najmä pri skladovaní tovaru s obmedzenou životnosťou.

 

Príklad:

Ak do skladu príde nová várka potravín alebo materiálu, FIFO zabezpečí, že sa najskôr použije staršia várka, aby sa nepokazila. V supermarkete sa napr. dopĺňajú nové mlieka za tie staršie, aby sa tie so skorším dátumom spotreby predali ako prvé.

Okrem FIFO existuje aj niekoľko ďalších metód riadenia zásob, ako napríklad...

 

LIFO (Last In, First Out)

Ako prvé sa vydávajú naposledy naskladnené zásoby. LIFO metóda je menej vhodná pre tovar s expiráciou, častejšie sa používa v účtovníctve (napr. v USA).

 

FEFO (First Expired, First Out)

Ako prvé sa vydávajú položky s najbližšou expiráciou, bez ohľadu na dátum naskladnenia. Tento systém je ideálny pre potraviny či lieky.

 

JIT (Just In Time)

Zásoby sa objednávajú presne vtedy, keď sú potrebné. Znižuje to náklady na skladovanie, ale na druhej strane vyžaduje spoľahlivé dodávky.

 

XYZ analýza

Rozdelenie podľa predvídateľnosti spotreby – X (stála), Y (kolísavá), Z (nepravidelná). Uľahčuje to plánovanie a zásobovanie.

 

Kde sa využíva systém FIFO

Metóda First In, First Out sa v logistike najviac používa tam, kde je dôležité, aby sa zásoby nepokazili, nezostarli alebo nestratili na hodnote. Najčastejšie ide o tieto oblasti logistiky:

 

1. Potravinárstvo

Tovar má obmedzenú trvanlivosť (dátum spotreby alebo minimálnej trvanlivosti). FIFO zabezpečuje, že sa najskôr spotrebujú staršie zásoby, čím sa minimalizuje riziko expirovaných produktov a finančnej straty.

 

2. Kozmetický a farmaceutický sektor

Lieky a zdravotnícky materiál, ako aj kozmetika či drogéria taktiež podliehajú expirácii. FIFO je tu nevyhnutné predovšetkým na dodržanie bezpečnostných a legislatívnych požiadaviek. Pomáha tak zachovať kvalitu produktov.

 

3. Výroba (automotive, elektrotechnika, strojárstvo)

V prípade komponentov alebo materiálov, ktoré môžu časom degradovať alebo strácať optimálne vlastnosti (napr. batérie, lepidlá), FIFO zabezpečí správne poradie spracovania/vyskladnenia.

 

4. Maloobchod a veľkoobchod

Vďade tam, kde sa skladujú veľké objemy tovaru, FIFO pomáha v rotácii zásob a znižuje riziko, že sa tovar nepredá včas alebo sa naňho zabudne.

 

5. Distribučné centrá a e-commerce sklady

Pracuje sa tu s veľkými tokmi tovaru a rôznymi šaržami, preto FIFO pomáha udržiavať poriadok v zásobách a zaručiť, že zákazník nedostane produkt napr. zo staršej série.

 

Výhody FIFO skladovania

Táto metóda prináša v oblasti skladovania množstvo výhod, ktoré z nej robia jednu z najpoužívanejších a najpraktickejších metód riadenia zásob. Patria k nim najmä:

• Zabezpečenie kvality, čerstvosti a bezpečnosti (najmä v potravinárstve a farmácii).
• Lepšia kontrola dátumov expirácie (najmä v potravinárstve a farmácii).
• Minimalizácia odpadu a znehodnotenia zásob.
• Zvýšenie efektivity skladového hospodárstva.
• Transparentnosť a lepší prehľad o skladových zásobách.

Navyše, udržiavanie jasného poradia vo výdaji zásob prispieva k poriadku v sklade. V kombinácii s vhodným regálovým systémom tak ide o veľmi efektívny systém riadenia zásob. 

Takým systémom je napríklad priebežný spádový policový alebo paletový regál. Ide o regálový systém, ktorý sa zaskladňuje z jednej strany a vyskladňuje z druhej. Spĺňa tak podmienky FIFO, kedy sa skôr naskladnené palety alebo produkty odoberajú ako prvé.

 

Implementácia FIFO v skladoch

Pre úspešnú implementáciu systému FIFO v akomkoľvek sklade je potrebná vhodná organizácia priestoru, dodržanie systému práce a taktiež dobrá evidencia zásob. Vyžaduje si to najmä tieto kroky:

 

1. Správne usporiadanie skladu

• Prístupnosť: Staršie zásoby musia byť vždy ľahko prístupné, aby mohli byť vydané ako prvé. To umožnia vhodné policové alebo paletové regály s valčekovým spádovým systémom.
• Smer toku tovaru: Tovar by mal v sklade tzv. "tiecť" jedným smerom – zóna príjmu → skladovanie → výdaj.

 

2. Skladovanie podľa dátumu

• Pri príjme tovaru je potrebné zaznamenať dátum naskladnenia alebo dátum expirácie každého tovaru.
• Tovar je potrebné umiestňovať tak, aby bol starší tovar vpredu (alebo na výdajnej strane regálu) a novší vzadu.

 

3. Označenie a evidencia

• Každý produkt treba označiť štítkom alebo čiarovým kódom s dátumom dodania, šaržou alebo expiráciou.
• Na evidenciu vo veľkom sklade je potrebný skladový softvér, ktorý podporuje metódu FIFO (napr. ERP systém alebo WMS systém).
• V prípade malého skladu postačí aj jednoduché vizuálne označenie a manuálny systém FIFO.

 

4. Rotácia zásob

• Ak je to možné, zvoľte regály s obojstranným prístupom – jedna strana na naskladnenie novšieho, druhá na vyskladnenie staršieho tovaru.
• Využite tzv. push-back systém alebo gravitačné / spádové regály, ktoré automaticky posúvajú starší tovar dopredu.

 

5. Kontrola a inventúra

• Pravidelné inventúry odhalia nesprávne rotované alebo zabudnuté zásoby.
• Venujte pozornosť tovaru, ktorý sa dlho nehýbe – môže ísť o chybu v rotácii alebo znížený dopyt.
• Včas zaznamenajte blížiacu sa expiráciu a predíďte znehodnoteniu tovaru.

 

Najčastejšie chyby a ako sa im vyhnúť

Samozrejme, pri implementácii systému FIFO sa môžu objaviť chyby, ktoré znížia jeho efektívnosť a môžu priniesť straty. K najčastejším chybám patria najmä:

• Zlé usporiadanie skladu, nevhodný výber regálov (napr. regály s prístupom len z jednej strany), nedefinovaný smer toku tovaru či nesprávne ukladanie zásob.
• Nesprávne označovanie produktov, napr. chýbajúci dátum dodania alebo zle čitateľný dátum spotreby.
• Zlé zaškolenie personálu, kedy nechápe systém alebo nedodržiava FIFO pri výdaji tovaru a vyskladňuje tovar, ktorý mu prvý príde pod ruku.
• Zanedbanie pravidelnej kontroly zásob, kedy vzniká zabudnutý alebo expirovaný tovar a dochádza tak k finančnej strate.

 

Záver

Pri správnom nastavení FIFO systému nielenže zvýšite efektivitu skladu, ale tiež zabezpečíte čerstvosť a kvalitu produktov a znížite riziko strát. Aby bol tento systém úspešný, je potrebné v prvom rade správne navrhnúť priestory skladu, prispôsobiť skladové procesy, dbať na označovanie a evidenciu produktov a monitorovať stav zásob.

 

Potrebujete poradiť? Kontaktujte nás